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RubyKaigi 2015のStaffとしてRubyKaigiの運営お手伝いをした

はじめに

2015年12月11日(金)〜13日(日)で開催されたRubyKaigi 2015。そこでRubyKaigi 2015のStaffとして参加しました。ここでは、Staff目線で今回のRubyKaigi 2015を振り返りたいと思います。

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きっかけ

そもそもRubyKaigi 2015のStaffになるきっかけは6月某日にオーガナイザーから来た1通のMessengerでした。Messengerには

「ぼくといっしょにRubyKaigiをつくりませんか」

と記されておりそこから今回の話がスタートしました。大変なことになるだろうなとは思いましたが、オーガナイザーの熱い思いに感化され、10分ぐらいで「はい。よろしくお願いします。」とお応えしました。

準備

地域Ruby会議をStaffとして参加したことはありますが、RubyKaigiのような大規模カンファレンスでのStaff経験は初めてです。地域Ruby会議とは

  • 入場者数
  • スポンサー
  • 用意するノベルティや設備

などの面において桁が変わってきます。普段のn倍だから...とのんきに構えられる量ではなく、いろいろと考えることが増えました。

具体的には、入場者がスムーズに動くことができるためにはどのように会場をレイアウトすれば良いか、ノベルティは何日前に発注*1し、いつまでに入金しなければいけないか*2、送付される荷物の量は会場のキャパに収まるかなどなどを考えてデザイナーさんや振込担当者さん、業者との調整をするのは今回初めての経験で、色々と勉強になりました。

チーム間のコミュニケーションにはidobataesa.ioを使いました。idobataは簡単なチャットとして、esa.ioは議論の叩き台やまとめを書く場所としてそれぞれ活用しました。ちなみに、esa.ioといえば、このるびまの記事を読むといいと思います。

文字ベースのやりとりだけでなく、ミーティングを重ね、徐々にオーガナイザーや他のStaffと言葉をかわしていきました。Staffはそれぞれ別の会社に勤めているので、いわゆるオフラインミーティングを取るのは二週間に一度ぐらいが限度だったのですが、オンラインミーティングを随時に入れ込むことでカバーしました。文字ベースだけのやり取りは誤解を招いたり、真意が伝わりづらいことがあるので、こういうやり取りは良かったかと思います。
オンラインミーティングとして使用したツールとしてはhangoutsやSkypeが多かったです。これらのサービスは回線速度があまり出ない時でも安定してコミュニケーションを取ることができました。

自分の中では、当日発注したノベルティや準備品などの荷物がちゃんと届いているかは不安だったのですが、当日、会場に入った時にパーカー・Tシャツ・ストラップ・名札・各種機材等々が全部届いているのを見た時、心のなかでガッツポーズしました。

当日

私に割り当てられたタスクは会期運営。会期中起こることをいい感じにハンドリングして、いい感じに解決するというお仕事を担当しました。

具体的にはHall Aにてタイムキーピング、各種アナウンスを受け持っていたのですが、その他にアナウンス・スライド内容の作成と調整、撤収作業に向けた各種手続き、ゴミの回収と片付けを実施していました。

また配布品の一つとして、スケジュール表がありました。これはオーガナイザーの方による提案で作成に至ったのですが、これが我々Staffの中でも大活躍。自分はここにいろいろと書き込みをして、アナウンス内容等を忘れないようにしました。

そんなこんなでドタバタしぱなっし。うまく行ったとかドジッたとかそういう実感を感じる間もなく3日間が終わってしまい、とりあえず乗り切った感が強いです。

終わりに

なんだかんだあっという間に過ぎ去った3日間でした。会場の片付けが終わり、自宅に帰ったらただただ泥のように眠ってました。会期中はあまりセッションの内容が聞けなかったので、スライドや後日公開される動画でゆっくり復習しようかと考えています。

あ、来年は京都のようですね。会期期間中、「来年は5K FUN RUNをやってみたら?」と言われたので、ちょっと音頭とってやってみようかなと思ったり思わなかったり。真夏の京都ということでかなりつらそうですが(^^ゞ

*1:だいたい10営業日前がデッドライン

*2:基本は前金。受け取り日付と業者の稼働日に合わせて振込する必要あり